รวม ชื่อ นามสกุลเพื่อเตรียมพร้อมใน Excel
การจัดเรียงชื่อและนามสกุลใน Excel เป็นสิ่งที่สำคัญในการทำงานเพื่อให้ข้อมูลเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องใช้เวลามากมายในการค้นหา ในบทความนี้จะแนะนำวิธีการรวมชื่อและนามสกุลใน Excel เพื่อเตรียมพร้อมในการทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
วิธีการรวมชื่อและนามสกุลใน Excel
ขั้นตอนที่ 1: เปิดโปรแกรม Excel
ขั้นตอนที่ 2: เลือกแถวที่ต้องการรวมชื่อและนามสกุล
ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่หัวตารางที่ต้องการรวม
ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่เมนู Data และเลือก Text to Column
ขั้นตอนที่ 5: เลือกข้อมูลที่จะแก้ไขจากช่อง Original data type และเลือกเป็น Delimited และคลิก Next
ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบ Delimeters ที่ต้องการแยก และกด Next
ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบ Type of each column กและเลือกตัวเลือก General
ขั้นตอนที่ 8: คลิก Finish
ขั้นตอนที่ 9: ทำการตั้งชื่อเต็ม ต่อจากนั้นนำชื่อและนามสกุลมารวมกัน
ขั้นตอนที่ 10: ใส่สูตรโดยทำการเลือกเซลล์ที่ต้องการรวมและใช้สูตร “=A2&B2”
ขั้นตอนที่ 11: คลิกที่เซลล์ที่มีสูตรและคลิกที่เส้นประสาทด้านล่างของเซลล์ โดยการดึงและปล่อยเม้าส์ไปเรื่อยๆ จนถึงบริเวณที่ต้องการให้สูตรนั้นทำงาน มาจนถึงเซลล์ล่างสุดของเก็บข้อมูลนั้นๆ
ขั้นตอนที่ 12: กด Ctrl+c เพื่อคัดลอกสูตรนั้น
ขั้นตอนที่ 13: คลิกที่หรือเลือกเซลล์ที่ต้องการวางสูตรนั้น
ขั้นตอนที่ 14: กด Ctrl+v เพื่อวางสูตร
ขั้นตอนที่ 15: บันทึกไฟล์ และตรวจสอบข้อมูลว่าถูกรวมกันไหม
FAQs
Q: ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่เมนู Data และเลือก Text to Column ทำไมต้องทำแบบนั้น?
A: เนื่องจากเมื่อทำขั้นตอนนี้จะทำการแบ่งข้อมูลเป็นหลายๆ ช่อง จึงทำให้สามารถแยกชื่อและนามสกุลออกจากหน้าตารางเดิมได้
Q: ทำไมต้องใช้สูตร “=A2&B2”?
A: เนื่องจากสูตรนี้จะทำการรวมค่าที่อยู่ในเซลล์ A2 กับเซลล์ B2 เข้าด้วยกัน
Q: ขั้นตอนที่ 9: ทำการตั้งชื่อเต็ม ต่อจากนั้นนำชื่อและนามสกุลมารวมกัน ทำไมต้องทำแบบนั้น?
A: เนื่องจากชื่อและนามสกุลอาจจะถูกแบ่งออกไปเป็นหลายแถว แต่เมื่อรวมชื่อและนามสกุลเข้าด้วยกันแล้ว จะทำให้เรียงลำดับชื่อ นามสกุลและยังคงอยู่ในหน้าตารางเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพและบ้านเบียบ
